01 Мар 2016

Внедрение СЭД на предприятии: с какими проблемами можно столкнуться?

Электронный документооборот – услуга, которая актуальна для предприятий, где ведутся разные виды деятельности, поэтому используются документы различного рода и формы, в процесс работы с ними вовлечен практически весь персонал. Если для вашей компании характерно: регулярная потеря документации, сложности с поисками конкретного договора, затянутый процесс согласования документов, попадание информации в чужие руки, то электронный документооборот внутри учреждения вам просто необходим.

Критерии выбора

Чтобы определиться с системой документооборота следует учесть такие моменты:

какой объем документации будет храниться. Самый вместительный вариант — принятие ИТ-решения, где важно наличие механизма иерархического структурного хранения;
какова организационная структура предприятия, что позволяет решить, необходим ли удаленный доступ;
наличие архива документов слишком большого объема;
поиск документов на необходимом языке и в определенном формате;
поддержка защиты информации.

Оптимальным вариантов для многих предприятий оказывается «коробочная» СЭД/ЕСМ на SharePoint 2013. С ее помощью можно автоматизировать документооборот, обеспечить доступ к необходимой информации всем сотрудникам. Она помогает осуществить: управление договорами, технической, конструкторской, проектной документацией, заявками и архивами, а также регистрацию документов и ведение организационно-распорядительного документооборота.

Подводные камни внедрения СЭД

Чтобы внедрить систему, предстоит пройти три блока подводных камней, которые связаны с факторами организационного, экономического и технического планов:

необходимо определиться с местами внедрения СЭД. Порой после внедрения системы, приходится переформатировать некоторые бизнес-процессы и систему взаимодействия сотрудников. Или же придется описывать процессы несколько раз, что не сильно понравится сотрудникам;
поскольку типы, используемых документов разнообразные, прежде всего, необходимо осуществить их стандартизацию и только потом внедрять СЭД;
подготовьте своих сотрудников, низкая мотивация, плохие технические знания, незнание круга задач – станут камнем преткновения по внедрению системы. Издайте указ, что с документами нельзя работать пока они не пройдут электронной регистрации, объясните необходимость действий.
будьте готовы на первом этапе вложить средства и помните, что система дает результат не сразу. Порой возникает желание остановить проект и сэкономить на некоторых этапах, но этого делать не стоит, ведь это негативно скажется на ожидаемой эффективности. Важно также грамотно подобрать компанию, которая будет консультировать, и помогать внедрять проект.