28 Мар 2018

Электронное хранения документов – улучшает производительность сотрудников

Часто в работе любой компании возникает проблема с большим количеством бумажной волокиты, которая не только занимает большое пространство и сильно замедляет рабочий процесс, ведь для поиска определенного документа необходимо затратить от пары минут до нескольких часов. Данная процедура затягивается в том случаи, если документ создан несколько лет назад. Бывают случаи, что во время использования документа, сотрудники теряют, либо забывают где-то, случайно утилизируют – тогда процедура поиска становится безрезультатным занятием, что забирает много сил и времени в пустую.

С целью предотвращения такого рода ситуаций и уменьшения трудозатрат на поиски документа сотрудником в несколько десяткой раз был разработан Электронный архив документов. Электронный web архив обеспечивает структурированное хранение ваших документов, с возможностью быстрого поиска и фильтрации.

Плюсы вэб-архива

Основными положительными качествами внедрения данной системы в документооборот компании является:

безопасность хранения документов (никто кроме ваших сотрудников не сможет получить доступ к документам), это достигается при помощи двухфакторной авторизации, и возможностью устанавливать права доступа к каждому файлу;
быстродействие, позволяет осуществлять поиск и добавление новых файлов за кратчайшие сроки, даже в моменты загруженности серверов;
web доступ позволяет не только производить манипуляции с перемещениями и загрузкой файлов на сервер, а также разрешает редактировать их в онлайн режиме при помощи стандартных редакторов вашего компьютера;
функциональный поиск, позволяет находить требуемые файлы по нескольким критерия: имени, дате загрузки, содержание файла.

Система электронного архива – это комплексное решение с документооборотом компании, упрощение работы с ними и увеличению производительности сотрудников. Для того чтобы качественно организовать и создать правильную систему электронного архива придётся постараться и потратить время, однако по факту выполнения данной процедуры, удобство работы с документами в разы вырастит.

Основным элементов для создания такой базы, служит сервер хранения документов, который в свою очередь подразумевает доступ не только на рабочем месте специалиста, но и имея доступ к интернету получать доступ к документам с любой точки мира. Эта возможно позволяет оставаться в курсе дела, находясь в командировках, при необходимости не нужно делать запросы в офис, ожидать пока вышлют информацию, воспользовавшись поиском отыскать необходимый документ и использовать его по назначению.